Cele mai mari greseli ale unui manager de proiect

Coordonarea proiectelor este, mai presus de toate, o meserie. O frecventa greseala a companiilor este sa-si promoveze cei mai buni specialisti in pozitii de conducere.

1. Cel mai bun specialist nu este, intotdeauna, cel mai bun manager. Ba am putea spune, din contra. Convingerea ca stapaneste meseria il  va determina sa nu ia in considerare parerile subordonatilor. Pe langa posibilele pagube pe care o decizie gresita le poate aduce, atitudinea respectiva va destabiliza si va demoraliza echipa.Un manager bun nu va ezita sa se consulte cu colegii sai, chiar daca este convins ca stie ce solutie sa propuna. Pe langa ideile bune pe care le aduna, atitudinea cooperanta va influenta direct moralul echipei si ii va motiva sa performeze.

2. Proiectul este clar, nu e nevoie de planuire prea detaliata. Aceasta decizie, invariabil, se traduce prin costuri mult mai mari decat erau estimata, prin depasiri de termene si, cel mai grav, prin probleme legate de calitatea produsului sau a serviciului.

Este mult mai usor sa scbimbam planul pe hartie decat sa spargem fundatia.

3. Scopul proiectului nu a fost definit foarte clar. Foarte des, managerii de proiect cred ca stiu ce e in mintea clientului. Si, foarte des, se inseala.

Stabilirea scopului incorect sau insuficient va devia in: probleme de calitate, cost sau timp si, mai trist, in clienti nemultumiti si pierderi materiale.

E foarte greu sa-i oferi clientului exact ce vrea, daca el nici nu si-a definit corect si complet cerinta.

4. Urmarirea incompleta a proiectului. Lipsa de reactie la depasiri de buget sau intarzieri, chiar daca mici, pot produce efecte alarmante in timp. Un bun manager de proiect ar trebuie  sa intervina cu actiuni corective sau preventive imediat ce a detectat o problema.

PM: Cum merge?
Echipa: OK
PM: Bine.

5. Lipsa verificarii calitatii si testarea insuficienta. In functie de industrie, toleranta la eroare poate fi mai mica sau mai mare. Recomandam minim doua stadii de verificare a rezultatelor:

Asigurarea calitatii: echipa va face tot posibilul sa defineasca si sa urmeze standardele de calitate impuse de industrie, autoritati sau de client.

Controlul calitatii: echipa va face toate eforturile de a identifica si corecta toate erorile, inainte ca produsul sa fie livrat clientului. Daca echipa esueaza in aceasta activitate, clientul ar putea deveni nemultumit, iar asta va influenta castigurile companiei si reputatia ei.

6. Ignorarea problemelor. Proiectul ar trebui sa mearga conform planului. Insa, intr-o lume imperfecta, evenimente favorabile sau nefavorabile apar si este treaba managerului de proiect sa intervina prompt: fie pentru a diminua sau a evita un risc, fie pentru a creste sansele sau beneficiile unui potential avantaj.

7. Lipsa evaluarii regulate a riscurilor. Evenimentele se intampla. Bune si rele. Un bun manager de proiect va face toate demersurile de a reduce efectele negative ale unor situatii neprevazute, sau, de a le evita complet.

8. Comunicare ineficienta. Lipsa livrarii informatiilor esentiale catre factorii de decizie poate avea efecte nefaste. Recomandarea noastra este ca toti cei care sunt implicati in proiect sa primeasca prompt toate informatiile legat de aspectele care ii afecteaza. Astfel se evita situatiile tensionate, conflictele si eficienta participantilor la proiect creste extrem de mult.

Director: Il vreau pana maine.
PM: OK
…..peste 4 zile…
Director: Trebuia sa fie gata. Clientul e nervos.
PM: Pai era imposibil, task-ul era prea mare, nimeni nu-l putea termina intr-o zi.