Cum se conduce un proiect?

Primul lucru pe care trebuie sa il faca un manager este sa-si asigure sprijinul intregii echipe. Exista o mare diferenta intre a conduce si a comanda. Multi mangeri, orbiti de pozitia lor, se comporta ca un mosier din vremea lui Ţepeş, urland ordine in stanga si-n dreapta. Daca managerul işi iroseste timpul coordonand fiecare miscare a echipei sale, nu face decat sa isi neglijeze propriile atribuţii.

Apoi, acesta trebuie sa defineasca precis, fara echivoc, scopul proiectului. In opinia mea, identificarea cerintelor este cea mai importanta activitate din viata unui proiect. Cerintele trebuie sa fie complete, suficient detaliate, astfel incat sa nu lase loc de interpretari.

Un pas care este de cele mai multe ori insuficient executat este planificarea atenta. Acum ca sunt cunoscute in detaliu toate cerintele, echipa poate sa purceada la idendificarea celor mai bune optiuni de implementare. Aceasta este o sarcina a intregii echipe, nu doar a managerului de proiect. Intotdeauna trebuie implicati specialistii, acestia stiu cel mai bine care sunt practicile potrivite, pot sa estimeze timpul necesar si costul fiecarui element din proiect.

Cel mai mult timp va fi petrecut, evident, in faza de executie a proiectului. O deosebita atentie trebuie acordata calitatii, echipa trebuie sa se asigure ca urmareste cu atentie toate standardele de calitate impuse de autoritati sau de client.

In paralel cu executia proiectului se executa si activitatile de monitorizare si control. Aici echipa de management a proiectului va trebui sa verifice regulat costurile, calendarul si calitatea produselor/serviciilor create. In cazul in care descopera variatii de la plan, echipa trebuie sa intervina prompt pentru a le corecta si pentru a aduce proiectul pe directia corecta. In aceasta faza, intreaga echipa trebuie sa urmareasca riscurile posibile si, in cazul in care acestea apar sau se intrevad la orizont, sa ia toate masurile de precautie necesare.

La final, dupa ce clientul a acceptat produsul/serviciul, urmeaza faza de inchidere a proiectului. Echipa se asigura ca toate elementele au fost predate conform contractului, ca proiectul este complet documentat si ca, pe ansamblu, clientul este multumit.